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회계팀에서 실무를 하게 되면 헤깔리는 부분이 참 많습니다. 여비교통비도 그에 해당하는데요. 기업에서 직원이 출장하는 경우, 출장비로 지급된 여비교통비, 숙박비, 식대, 항공료, 고속도로 통행료 등은 적절한 회계 계정으로 분류해야 합니다.
출장비는 사용 목적과 정산 방식에 따라 가지급금, 예비교통비, 복리후생비, 여비교통비 등으로 회계 처리되며, 출장 후에는 정확한 정산 절차를 거쳐야 합니다.
이번 글에서는 출장비 지급 및 정산 시 회계 처리 방법과 유의할 사항을 상세히 설명하겠습니다.
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1. 출장비 지급 시 회계 처리
출장을 떠나는 직원에게 출장비 500,000원을 지급한 경우, 지급 시점에서는 가지급금 계정을 사용하여 회계 처리합니다.
✅ 회계 분개
| 계정과목 | 차변(차입) 금액 | 대변(대출) 금액 |
| 가지급금 | 500,000 | - |
| 현금 | - | 500,000 |
✅ 출금 전표 예시
- 일자: 2003년 3월 3일
- 과목: 유동자산
- 항목: 가지급금
- 적요: 사업 출장경비
- 금액: 500,000원
📌 가지급금이란?
- 출장비를 지급한 후 아직 정산되지 않은 상태이므로 가지급금 계정으로 처리합니다.
- 출장 후 정산 과정에서 사용 내역에 따라 예비교통비, 숙박비, 식대 등으로 비용을 분류하고, 남은 금액은 환급해야 합니다.
2. 출장 후 정산 시 회계 처리
출장 후 직원이 500,000원 중 400,000원을 교통비 및 숙박비로 사용하고, 100,000원을 반납한 경우 회계 처리는 다음과 같습니다.
✅ 회계 분개
| 계정과목 | 차변 금액 | 대변 금액 |
| 여비교통비 | 400,000 | - |
| 현금 | 100,000 | - |
| 가지급금 | - | 500,000 |
📌 출장비 정산 시 주요 포인트
- 출장비 중 실제 사용한 금액(400,000원)은 여비교통비로 회계 처리
- 남은 금액(100,000원)은 현금으로 회수하여 가지급금을 상쇄
- 출장비 정산서 및 영수증을 첨부하여 증빙을 확보해야 함
3. 출장비 지급 및 정산 시 유의해야 할 사항
출장비와 관련된 비용 처리는 국내출장비, 해외출장비, 시내교통비 등으로 구분되며, 적절한 증빙이 필요합니다.
(1) 시내교통비
✅ 일일 출장 시 발생하는 택시비, 버스비, 주차비 등은 시내교통비로 분류
✅ 지출결의서 등으로 충분한 증빙 필요
(2) 국내출장비
✅ 숙박비, 교통비, 식대 등이 포함되며, 회사의 출장비 지급 규정에 따라 처리
✅ 출장비로 지급된 금액은 일반적으로 법인 비용으로 처리 가능
✅ 유령 출장비 및 허위 정산 방지를 위해 철저한 증빙 확보 필요
(3) 해외출장비
✅ 항공료는 별도 증빙 필요(항공권 영수증, 항공사 발급 영수증 등)
✅ 숙박비, 식대는 현지 호텔 영수증으로 정산 가능
✅ 해외출장에서 재화 또는 용역을 구입하는 경우, 세금계산서 발급 가능 여부 확인 필요
(4) 고속도로 통행료
✅ 5만 원 초과 시 세금계산서 등 적격 증빙 필요
✅ 법인카드 또는 신용카드로 결제하는 것이 원칙
(5) 법인 신용카드 사용 시 유의사항
✅ 출장비 지급 시 법인카드 사용이 원칙이며, 직원 개인카드 사용 지양
✅ 법인카드를 개인 용도로 사용하면 세무상 문제가 발생할 수 있음
여비교통비 증빙 처리 방법에 대해 더욱 구체적인 내용을 확인하실려면 아래를 참고하시기 바랍니다.
4. 세금 처리 및 적격 증빙 관리
출장비는 법인의 업무 수행을 위한 필수 비용이므로, 적절한 세금 처리 및 증빙이 필요합니다.
✅ 업무 관련 출장비는 비용으로 인정 가능하지만, 초과 지급된 금액은 근로소득(급여)으로 간주됨
✅ 출장비 지급 시 세법상 적격 증빙을 확보해야 함(세금계산서, 카드 영수증, 호텔 숙박 영수증 등)
✅ 출장비 지급 시 영수증이 부족하면 세무조사 대상이 될 수 있음
5. 핵심 정리
✅ 출장비 지급 시에는 가지급금 계정을 사용하고, 출장 후 정산 과정에서 사용 내역에 따라 적절한 비용 계정(여비교통비 등)으로 처리해야 합니다.
✅ 출장비 정산 시 반드시 영수증을 확보하여 증빙을 철저히 관리하세요!
✅ 세법상 적격 증빙을 확보하지 못하면 세무 리스크가 발생할 수 있으므로 주의하세요!
